Sólo así,
podremos hacer planificaciones realistas que nos
orienten a lo largo del desarrollo de todo el proyecto.
Por ello, los pasos del proceso de planeación deben enfocarse también en el estudio de los diferentes riesgos y escenarios que se puedan dar durante la ejecución del proyecto.
Por todo esto, el proceso de planeación es la guía, la base por la que debe dirigirse un proyecto. Y no sólo para llevarlo a la práctica, si no para aprender de él en futuras gestiones. Si más adelante, nos surge un proyecto similar, la planeación que nos llevó al éxito en proyectos anteriores estará a nuestro alcance en cualquier momento.Características de la planeación.
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Nos ayuda a identificar una necesidad o
problema.
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Un proceso de planeación siempre persigue
un objetivo concreto.
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Toda planeación ha de tener en cuenta los recursos
realistas con los que contamos.
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Lo que planeamos son estimaciones, por tanto
están siempre sujetas a un grado de incertidumbre.
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La planeación es una herramienta de
comunicación, por lo que debe ser clara y legible por todo el equipo.
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En un proyecto suelen existir actividades
relacionadas entre ellas.
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Los procesos de planeación de las empresas más
competitivas y actuales se realizan en el cloud y tienen en cuenta
siempre una gestión de riesgos.
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La automatización forma parte de los
procesos de planeación más innovadores y ajustados a la realidad tan versátil
en la que viven nuestra empresas hoy día.
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La planeación implica la ejecución de tareas por
parte de todo el equipo, por lo que la comunicación debe ser un elemento
prioritario en la herramienta de gestión.
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En proyectos complejos suelen
existir estancamientos.
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Toda planeación suele tener un camino
crítico, un conjunto de actividades principales que determinan la duración
total del proyecto.
Etapas de proceso de planeación.
1. Evaluar la situación actual.
En primer lugar, la evaluación de la situación debe
incluir un análisis de los factores importantes para la empresa. Estos factores
pueden ser por mención los indicadores economicos, las tendencias del mercado, la competencia y
los recursos con los que cuenta la empresa.
2. Definición de metas y objetivos.
3. Elaborar el plan de acción.
4. Asignación de recursos
5. Ejecutar el plan
6. Control
Finalmente, el control es necesario en el proceso de
planificación para que se logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar
un seguimiento de cómo se están llevando a cabo las actividades y cómo se están
alcanzando los objetivos.
Tipos de planeación.
Las partes del proceso de planeación suele ser: planificación estratégica,
táctica y operativa.
planeación estratégica. tiene en cuenta el objetivo
principal y planifica acciones. Se trata de la visión de empresa en un
futuro.
planeación táctica. se
centra en los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias definidas
previamente. Estima el gasto y la aplicación funcional de los medios de los que
se disponen.
planeación operativa. se
asignan los recursos al equipo, se identifican los parametros con las que
controlaremos cada uno de los objetivos de las actividades y definiremos las
subtareas necesarias. Se trata de establecer el alcance de nuestro proyecto, lo
que significa también la elaboración de un presupuesto.
Planeación y organización.
Uno de los elementos clave de la planeación más
importante es el de organización. Si ordenamos nuestras acciones y las
enfocamos a alcanzar un objetivo concreto muy probablemente será una realidad
el lograr lo esperado debido a que la organización va de la mano con la
planificación. Con esto, decimos que, organizando nuestro trabajo de la mejor
manera posible, aprovechando cada recursos y trabajando a un ritmo productivo,
tendremos muchas más posibilidades de conseguir lo que estamos buscando.
Una vez identificamos las actividades que necesitamos
para cumplir con los resultados esperados, debemos saber cuándo y durante
cuánto tiempo invertiremos nuestros esfuerzos en dichas tareas. Esto se
consigue gracias a una buena organización.
El análisis FODA
Por su acrostico (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), también conocido como análisis DAFO, es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades). Tiene como objetivo descubrir las causas de los fallos en la planificación corporativa.
Fortalezas: son las capacidades especiales
con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada
frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades
que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que
resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el
entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que
provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que
se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que
provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la
permanencia de la organización.









