El proceso de planificacion y la matriz FODA.

El proceso de planificacion y la matriz FODA.

Un Proceso de Planeación son el conjunto de estrategias y acciones que se formulan y consideran como necesarias con el fin de obtener un objetivo y resultados generales y específicos en concreto que se buscan alcanzar; Así pues, se trata de una previsión de futuro. Enfocado en las empresas toda empresa debe construir una estrategia si quiere alcanzar sus objetivos. Y para ellos, también es imprescindible elaborar un plan.

Importancia.

los procesos de planeación deben definirse desde una perspectiva realista, siendo consecuentes con los recursos que disponemos y ser conscientes que iniciamos su diseño, el nivel de incertidumbre es alto. Los recursos con los que contamos pueden variar bastante.

 Sólo así, podremos hacer planificaciones realistas que nos orienten a lo largo del desarrollo de todo el proyecto.

Por ello, los pasos del proceso de planeación deben enfocarse también en el estudio de los diferentes riesgos y escenarios que se puedan dar durante la ejecución del proyecto.

Por todo esto, el proceso de planeación es la guía, la base por la que debe dirigirse un proyecto. Y no sólo para llevarlo a la práctica, si no para aprender de él en futuras gestiones. Si más adelante, nos surge un proyecto similar, la planeación que nos llevó al éxito en proyectos anteriores estará a nuestro alcance en cualquier momento.

Características de la planeación.

·       Nos ayuda a identificar una necesidad o problema.

·       Un proceso de planeación siempre persigue un objetivo concreto.

·       Toda planeación ha de tener en cuenta los recursos realistas con los que contamos.

·       Lo que planeamos son estimaciones, por tanto están siempre sujetas a un grado de incertidumbre.

·       La planeación es una herramienta de comunicación, por lo que debe ser clara y legible por todo el equipo.

·       En un proyecto suelen existir actividades relacionadas entre ellas.

·       Los procesos de planeación de las empresas más competitivas y actuales se realizan en el cloud y tienen en cuenta siempre una gestión de riesgos.

·       La automatización forma parte de los procesos de planeación más innovadores y ajustados a la realidad tan versátil en la que viven nuestra empresas hoy día.

·       La planeación implica la ejecución de tareas por parte de todo el equipo, por lo que la comunicación debe ser un elemento prioritario en la herramienta de gestión.

·       En proyectos complejos suelen existir estancamientos.

·       Toda planeación suele tener un camino crítico, un conjunto de actividades principales que determinan la duración total del proyecto. 

Etapas de proceso de planeación.

Los pasos que se deben seguir en el proceso de planificación son:

1. Evaluar la situación actual.

En primer lugar, la evaluación de la situación debe incluir un análisis de los factores importantes para la empresa. Estos factores pueden ser por mención los indicadores economicos, las tendencias del mercado, la competencia y los recursos con los que cuenta la empresa.

Es decir, la planificación parte del entorno de la organización. Con ello se determina la finalidad de la empresa y se definen los objetivos de corto, mediano y largo plazo que se esperan alcanzar. Buscando sacar provecho a las oportunidades y evitando las amenazas del entorno.

2. Definición de metas y objetivos.

En segundo lugar, tenemos que definir las metas y objetivos más importante que una organización espera alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Los objetivos deben estar claramente definidos, por ello deben ser realistas, medibles y relevantes para la organización y son puntos claves que guían las acciones y las actividades de las personas.

3. Elaborar el plan de acción.

En tercer lugar, si se quieren alcanzar los objetivos es necesario definir un plan de acción. El plan de acción indica las actividades concretas que se tienen que realizar para cumplir con los objetivos.

4. Asignación de recursos

En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el plan pueden ser humanos, financieros, físicos y materiales. Estos recursos deben ser asignados de acuerdo con las acciones o actividades plasmadas en la planificación. Deberán estar organizados de manera eficiente en el proceso de planificación. Así mismo, se debe mantener un proceso de control a lo largo de la ejecución del plan.

5. Ejecutar el plan

En quinto lugar, la ejecución implica poner en marcha el plan de acción. Para ello es necesario asignar tareas y responsabilidades para alcanzar las metas del plan.

6. Control

Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación para que se logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar un seguimiento de cómo se están llevando a cabo las actividades y cómo se están alcanzando los objetivos.

Tipos de planeación.

Las partes del proceso de planeación suele ser: planificación estratégica, táctica y operativa.

planeación estratégica. tiene en cuenta el objetivo principal y planifica acciones.  Se trata de la visión de empresa en un futuro.

planeación táctica. se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias definidas previamente. Estima el gasto y la aplicación funcional de los medios de los que se disponen.

planeación operativa. se asignan los recursos al equipo, se identifican los parametros con las que controlaremos cada uno de los objetivos de las actividades y definiremos las subtareas necesarias. Se trata de establecer el alcance de nuestro proyecto, lo que significa también la elaboración de un presupuesto.

Planeación y organización.

Uno de los elementos clave de la planeación más importante es el de organización. Si ordenamos nuestras acciones y las enfocamos a alcanzar un objetivo concreto muy probablemente será una realidad el lograr lo esperado debido a que la organización va de la mano con la planificación. Con esto, decimos que, organizando nuestro trabajo de la mejor manera posible, aprovechando cada recursos y trabajando a un ritmo productivo, tendremos muchas más posibilidades de conseguir lo que estamos buscando.

Una vez identificamos las actividades que necesitamos para cumplir con los resultados esperados, debemos saber cuándo y durante cuánto tiempo invertiremos nuestros esfuerzos en dichas tareas. Esto se consigue gracias a una buena organización.

El análisis FODA

Por su acrostico (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), también conocido como análisis DAFO, es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades). Tiene como objetivo descubrir las causas de los fallos en la planificación corporativa.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.